1.

Анализ потребностей

Команда провела серию встреч с сотрудниками, чтобы определить текущие проблемы и ожидания от новой системы. Для фонда было важно не только перейти на удобную CRM-систему, но и с помощью нее реализовывать свои программы, сбор пожертвований и внутреннюю работу с документами, максимально автоматизировав все процессы НКО, что было учтено при подготовке технического задания.
Работы выполнялись в несколько этапов.

2.

Выбор платформы

На основании проведенного анализа был выбран коробочный CRM Битрикс24, который позволял настраивать функционал под выявленные задачи фонда и в дальнейшем давал возможность расширения под нужды заказчика.

3.

Автоматизация фандрайзинга

На сайте фонда были подключены платежные агрегаторы: Mixplat, Cloudpayment, Юкасса. Настроена передача данных в Битрикс24 с загрузкой полной аналитики о платеже. Настроен смарт-процесс на портале Битрикс24, который создается автоматически при приеме платежа и в зависимости от назначения распределяет пожертвование на определенного человека и автоматически собирает и загружает данные о жертвователе
и платеже.

4.

Согласование внутренних документов фонда

Проекты, задачи, ответственные были перенесены из ПланФикс в новую CRM-систему Битрикс24 (вся история сохранилась). Были созданы и настроены открытые и закрытые группы, уведомления, шаблоны задач, бизнес-процесс согласования документов. Проведено обучение сотрудников фонда.

5.

Реализация программы адресной помощи пациентам

Для фонда был реализован функционал программы адресной помощи пациентам.
При заполнении формы заявки на сайте пациентом, данные загружаются в CRM-систему фонда и автоматически создается пул-задач для программного отдела: запрос документов, согласование, актуализация информации. Следующим этапом проводится оценка врачебной комиссией: все данные о пациенте собраны
в карточке и каждый врач из комиссии дает свою оценку. Далее координатор принимает решение и при положительной оценке переводит на следующий этап - сбора средств. Автоматически в CRM-системе в сделке создается задача для отдела маркетинга по подготовке материалов сбора и публикации на сайте. Начинается процесс фандрайзинга. Пока карточка сбора активна на сайте, все пожертвования прикрепляются в карточку
в Битрикс24 по данному сбору. После завершения сбора автоматически формируется задача для бухгалтеров
и юристов по формированию отчетных документов: договора, отчетности для доноров и тд. Все документы формируются автоматически на основании данных, прикрепленных к карточке пациента. После прохождения реабилитации повторно проводится сбор информации отделом маркетинга для публикации истории.

6.

Реализация программ юридической и психологической помощи пациентам

Для фонда был реализован функционал программ юридической и психологической помощи пациентам.
С сайта фонда заполненные заявки с данными пациента загружаются в CRM-систему фонда, в Битрикс24 автоматически формируется воронка пациента и данные передаются психологу либо юристу (в зависимости от программы помощи). Специалист проводит необходимую консультацию онлайн через skype или ВК. После завершения консультации и спустя месяц автоматически отправляется форма обратной связи для оценки качества. 

1.

Сокращение времени на обработку данных на 70%

Сотрудники компании начали тратить меньше времени на ручное ведение записей, распределения поступлений жертвователей, ведение задач и формирование отчетных документов, что позволило ускорить процесс сборов и сэкономить время и ресурсы на операционные задачи.

2.

Улучшение распределения пожертвований

Внедрение CRM и автоматизация сбора пожертвований позволило создать наглядные отчеты о сборах на каждого пациента, что упростило работу сотрудников и повысило эффективность работы фонда.

3.

Повышение уровня доверия

Внедрение доступных программ по различной помощи для пациентов и их семей повысило уровень доверия к фонду и увеличило количество жертвователей. А так же позволило привлечь больше квалифицированного медицинского персонала с помощью программы обучения врачей.